Plan de Contingencia | Qué es y cómo hacerlo

Blog de Finanzas y Economía

Plan de Contingencia
Analista financiero online Pedro J Garcia

 Escrito por Pedro J. García

18 noviembre, 2020
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3 minutos de lectura

¿Qué es el Plan de Contingencia de una Empresa?

Si pensamos en una empresa nos gustaría que todo funcionara siempre bien, sin imprevistos, sin problemas, sin cambios. Pero la realidad es muy distinta. En un entorno que cambia constantemente la empresa tendrá que revisar sus condiciones normales y adaptarse a la nueva situación para sobrevivir.

El plan de contingencia es un plan B que recoge instrucciones, medidas y acciones a seguir en el caso de que ocurran ciertos acontecimientos, cambios en el entorno o incluso en algún área de la empresa. Su principal objetivo es que el negocio pueda continuar a pesar de la situación. Las empresas que tienen un plan de contingencia pueden dar una respuesta más rápida, adecuada y efectiva en el caso de que se produzca un cambio que requiera una actuación y adaptación de la empresa.

La pandemia provocada por el Covid-19 ha puesto en jaque a todas las empresas que no han previsto esta inesperada situación porque, ¿no crees que podría haber habido una alternativa para continuar tu negocio en esta crisis? Por ejemplo:

– Si tengo que cerrar mi local por alguna circunstancia (una inundación o incendio), ¿podría seguir vendiendo en el medio online u ofreciendo mis servicios por videoconferencia?

– Si un empleado muy valioso de mi empresa se marcha, ¿tengo a otra persona que promocionar o debo buscar a otro perfil especializado?

– Y si de repente a ti, como gerente, te ocurre un problema de salud inesperado que no te permite hacerte cargo de tu negocio por un tiempo… ¿Hay alguna persona que pueda hacer tu trabajo para que todo siga funcionando?

Estos son solo algunos ejemplos de situaciones que pasan en el día a día y que muchas empresas no están preparadas para afrontar.

¿Cómo hacer un plan de contingencia?

A la hora de elaborar un plan de contingencia lo más importante es analizar la empresa y conocerla bien: ¿Qué puestos de trabajos hay? ¿Qué funciones y tareas implica cada puesto? ¿Qué personas están en mi establecimiento? ¿Cómo se desplazan estas personas a mi local?.

Estas son solo algunas de las preguntas que debemos hacernos a la hora de establecer un plan de contingencia. Al analizar la empresa con detalle, podremos darnos cuenta de las situaciones que pueden darse en algún momento. Esto nos ayudará a plantear las acciones a seguir en cada caso.

En el plan de contingencia estableceremos 3 tipos de medidas:

Medidas de Prevención

Se ejecutarán antes de que ocurra la amenaza para evitar que se produzca. Por ejemplo, tener seguros contratados contra las posibles adversidades, tener copias de seguridad de los ordenadores de la empresa o revisar las instalaciones eléctricas periódicamente.

Medidas de Emergencia

Se aplicarán cuando ocurra la situación o inmediatamente después para paliar los efectos negativos en la empresa. Por ejemplo, trasladar el negocio a un nuevo local temporalmente, reanudar la actividad desde casa o fabricar en otro lugar temporalmente para garantizar el suministro durante la situación.

Medidas para la Recuperación

Una vez detectada y controlada la amenaza, estableceremos medidas que ayuden a que la empresa vuelva a un estado de normalidad. Por ejemplo, rehabilitar el establecimiento, reclamar a la compañía de seguros o trasladarnos de nuevo a nuestro establecimiento habitual.

 

¿Qué relación hay entre el plan de contingencia y el plan financiero?

El plan financiero de una empresa tiene como objetivo planificar la financiación y los recursos monetarios para el buen funcionamiento de todas las áreas. Y, en este sentido, está altamente relacionado con el plan de contingencia, ya que para establecer todas las medidas es necesario contar con la planificación financiera que requieren.

El director financiero es un consejero capaz de conseguir optimizar los recursos de la empresa, asegurando así que el negocio sea rentable, sostenible y que crezca. Además de un plan de contingencia, es muy importante dominar las finanzas de la empresa ya que, sin una buena gestión de ellas no será posible aplicar las medidas del plan en caso de que ocurra una situación inesperada.

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