El control de gestión en una empresa
Hay una máxima que dice: “Aquello que no se mide, no se puede mejorar”. También podríamos decir: “No se puede controlar”.
Esta es una cuestión que, por ejemplo, en el deporte de élite lo tienen muy claro, sobre todo en el atletismo, y más concretamente en las modalidades de velocidad. Se analiza todo, cualquier mínimo detalle puede hacer que el atleta consiga rebajar décimas de segundo y conseguir sus objetivos.
En el mundo de la empresa, las técnicas de control de gestión llevan tiempo funcionando, sobre todo en organizaciones o empresas más grandes, y se está extendiendo a todo tipo de negocios. El entorno que rodea la actividad empresarial es cada vez más complejo, con más factores a tener en cuenta y totalmente cambiante de forma que nada, o casi nada, de lo que se hizo ayer, servirá hoy o mañana.
A esto habría que añadir las situaciones imprevistas, escenarios que nadie imaginaba, como en este último año está siendo el COVID-19. Si acudimos a las estadísticas del I.N.E., encontramos unos datos que son dignos de analizar en relación a fracaso empresarial y sus causas.
Causas del fracaso empresarial
Veamos cuáles son:
– Problemas claros de gestión: 52%.
– Problemas de entorno previsibles: 18%.
– Problemas de entorno difíciles de prever: 18%.
– Problemas casuales: 12%.
Atendiendo a los dos primeros, tendríamos que el 70% del fracaso de empresas, es decir, 7 de cada 10 se producen por falta o deficiencias en la gestión, y problemas que podrían haberse visto antes, es decir, previsibles. Sin duda una cifra elevada, y que nos conduce a que, al menos, la mejora en esos aspectos reducirían considerablemente el fracaso.
No se puede decir que se eliminaría, porque hay más factores que influyen, y los no previsibles tienen su importancia. Dicho de otro modo, realizar la labor del CONTROL DE GESTIÓN, quizá no te garantizará el éxito, pero EL NO CONTROL, sí que garantizará el fracaso.
Es aquí dónde entra en juego la figura del “Controller”, en su más amplio sentido, y que además es una de las profesiones más demandas en la actualidad, si atendemos a los datos de las ofertas de empleo de diversos portales.
¿Qué aporta un controller a una empresa?
¿Qué te aportaría un Controller con herramientas de Control de Gestión?
Pues entre otras cosas:
– Reducir y analizar los riesgos del negocio, facilitando la planificación y la disminución
de la incertidumbre.
– Dirigir por objetivos asignados y efectuar el control del grado de cumplimiento.
– Anticipar el futuro a largo plazo (planificación estratégica).
– Adaptar, modificar y ajustar la estructura y dimensiones de la empresa en función de los resultados obtenidos.
– Adaptar, modificar y ajustar los objetivos a largo plazo. Todo ello implica la necesidad de contar con:
- Indicadores de control.
- Herramientas de predicción (presupuestos)
- Objetivos ligados a los distintos indicadores y estrategia.
- Información sobre el comportamiento y resultados.
Todo ello debe ser adaptado a la casuística de cada empresa, a sus particularidades, y con la flexibilidad suficiente para saber cuándo hay que realizar cambios, de forma que la información sirva para la toma de decisiones. Cuando se ha medido, cuando se tiene información de cómo está evolucionado el negocio, se pueden tomar decisiones, que si bien no están exentas de riesgos, por lo menos se han tenido en cuenta factores que los podrían minimizar, y por ende reducir la posibilidad de fracasar.
El control de gestión en pymes
Todo lo dicho hasta ahora se podría pensar que no es de aplicación, o es de difícil aplicación a las empresas más pequeñas (PYMES en general). Que sólo las grandes organizaciones tienen medios para hacer esto (y de hecho lo hacen). Pero esto es un error, puesto que una PYME precisa el Control de Gestión, tanto como una empresa grande, sólo que adaptado a su volumen y sus necesidades.
No tiene que disponer de un controller en plantilla, a tiempo completo, sino que puede perfectamente externalizar el servicio, al igual que se hace otros servicios necesarios como el fiscal y el laboral por ejemplo, y a un coste adaptado tanto a su capacidad, como a sus necesidades.
Además existe otra máxima en relación a esto, como que el Control ahorra dinero a la empresa, lo que supone que la contratación de un Controller externo no supondría un gasto, sino una inversión.
El control de gestión para el empresario
Y por poner un ejemplo: ¿en qué se traduce esto para el empresario? ¿precisaría tener conocimientos sobre estas materias?
Todo el análisis de la gran cantidad de datos y sucesos que ocurren en la actividad, más las desviaciones sobre el camino trazado (presupuestos), se resumen en un cuadro de indicadores. Este cuadro es sencillo de interpretar para el empresario, que a simple vista pueda tener claro que su empresa camina por la senda marcada, que vende y genera beneficio, y qué en caso de estar desviándose de lo marcado, se puede reaccionar a tiempo para corregir el rumbo.
Una de las herramientas más utilizadas en Control de Gestión es lo que se denomina “Cuadro de Mando” o Dashboard (tablero). Podría ser algo parecido a esto:
Esto permite saber, sobre cada variable de la cuenta de resultados, si nos estamos desviando del presupuesto, comparativas con otros ejercicios, y en qué cantidades y porcentajes. También por cada mes que queremos analizar.
Esto además viene acompañado de sus gráficos, que permiten ver de una forma más clara lo que se está comentado.
Conclusiones
En conclusión, las herramientas de Control de Gestión son accesibles a todo el universo de empresas y muy necesarias en las PYMES dónde, como ha quedado visto en las estadísticas del I.N.E., la falta de gestión o análisis lleva al fracaso en un porcentaje de más de la mitad del total.
“Ponga un Controller en su empresa”, usted y la empresa lo agradecerán.
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